Bố trí nhân viên và đón tiếp khách tại nơi ăn trong tổ chức sự kiện

Kiểm tra bố trí không gian: Nhà tổ chức cần kiểm tra mức độ thích hợp với không gian nơi thực hiện các bữa ăn. Số lượng bàn ăn phụ thuộc vào diện tích lớn nhỏ của địa điểm tổ chức sự kiện. Cần bố trí bàn sao cho mọi người cảm thấy thoải mái, thông thoáng, tránh gây ách tắc, làm mọi người cảm thấy bức xúc
Khi Tổ chức sự kiện cần  tính toán số người cho một bàn và lựa chọn kích cỡ bàn phù hợp, bạn có thể tham khảo những thông số sau cho 1 bàn tiệc.
Sắc màu: Sắc màu của tường, thảm, bàn, ghế, khăn trải bàn, khăn ăn, ly, cốc, bát dĩa, đồ ăn phải hài hòa và gây được những ấn tượng. Hãy hình dung ra mọi thứ và tìm giải pháp để thu hút sự chú ý của khách vào sắc màu của buổi tiệc.
Nhân viên phục vụ: Nhân viên phục vụ phải được huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn. Nhân viên phải hiểu việc và thạo việc, đặc biệt nhân viên phải có hành vi ứng xử văn hóa, nói năng lịch sự và tôn trọng khách. Cần có sự phân biệt nhân viên phục vụ ăn uống và nhân viên quán bar để khách dễ giao tiếp.
Hãy thông báo tới các nhân viên của mình, những người cung cấp, những người tình nguyện, nhân viên tại địa điểm biết khi nào thì sự kiện bắt đầu và những yêu cầu về phía họ. Nhân viên phục vụ là một phần rất quan trọng góp phần lớn tới thành công của sự kiện nên hãy gọi họ là một phần của sự kiện đó. Cần có sự khuyến khích đối với nhân viên phục vụ để tạo nên sự kiện thành công. Thông tin và giao tiếp là những điểm quan trọng để tạo nên một sự kiện hoàn hảo. Tất cả các thông tin về khách, về sự kiện sẽ giúp ích rất nhiều cho người quản lý và nhân viện phục vụ có thể luôn sẵn sàng để thực hiện tốt nhất nhiệm vụ của họ trong hoạt động sự kiện. Số lượng nhân viên phụ thuộc vào tầm mức sự kiện.

Tiếp đón tại bữa ăn:
Chuẩn bị trước: Yêu cầu phải chuẩn bị trước công việc tiếp đón, phải có kịch bản chi tiết hoạt động phục vụ đón tiếp khách, đặc biệt đối với khách VIP. Từ bàn ghế, lối vào cho tới màu sắc vật dụng đều phải quan tâm. Cần chú ý đối với những nền văn hóa khác nhau, thậm chí màu sắc, biển tên của từng khách đánh vần phát âm có vấn đề gì phải quan tâm, số lượng và màu sắc hoa trên bàn. Vì mỗi nền văn hóa có tính chất khác nhau.

Tin tưởng và tôn trọng khách: Tôn trọng những phong tục tập quán, những tín ngưỡng tôn giáo. Phải luôn tìm hiểu kỹ hơn về phong tục tập quán và đức tin những điều kiêng kỵ của người khác.

Bố trí sắp đặt trong phòng tổ chức sự kiện

Bố trí sắp đặt trong phòng tổ chức sự kiện mang tính khoa học và sự kiện. Cách bố trí thể hiện phần nào nội dung hoạt động sự kiện.
Đón tiếp và đăng ký: đây là hoạt động không thể thiếu, có người đứng hướng dẫn khách đến khu vực gửi đồ và khu vệ sinh. Nhân viên phải mặc đồng phục hoặc thẻ đeo trên người nhằm giúp khách dễ nhận biết.
Khách phải từng bước tham dự sự kiện hoặc thẻ khách VIP và kiểm tra tên ở danh sách mời. Lấy vé hoặc đăng ký phòng khách sạn hoặc vé ngồi trong hội trường, v.v…, ở đây còn có thể đăng ký thẻ tin dụng của khách. Thẻ tín dụng thường được yêu cầu để chi trả các chi phí cá nhân, thuế và dịch vụ khuân đồ. Các chi phí chính thì tính vào tài khoản của Nhà tổ chức.
Người tổ chức sự kiện  cần trả lời những câu hỏi sau về bàn ghế và khăn trãi bàn:
Cần bao nhiêu chiếc bàn cho sự kiện?
Bàn cần được trang bị những gì?
Bàn trưng bày cần những trang thiết bị gì?
Cần bao nhiêu mét dây điện và dịch vụ kèm theo?
Cần bàn để bày những bộ thông tin gồm chương trình hoạt động sự kiện, sơ đồ tầng, chỗ ngồi để cung cấp cho khách khi họ đăng ký.
Bàn co các thiết bị truyền thông và để quà tặng
Cần cố gắng kết hợp một số hoạt động để tiết kiệm bàn ghế, giảm chi phí ngân sách sự kiện
Tất cả mọi thứ ở nơi tổ chức sự kiện nhà tổ chức sự kiwwnj đều phải chuẩn bị.Nơi tổ chức sự kiện có khăn phủ bàn và diềm bàn không? Cần xem lại những quy định của nơi cho thuê bàn về trãi khăn phủ bàn và gắn diềm bàn cụ thể thế nào? Cho đóng gim hay dùng băng dán, keo dán? Màu sắc khăn phủ bàn có thể sử dụng màu chủ đạo của công ty hoặc màu theo chủ đề sự kiện. Khăn phủ bàn và khăn viền không có các vết cháy thuốc lá, các vết bẩn hoặc những vết và nhìn rõ. Khi khảo sát hiện trường hãy ghi chép lại tình trạng của những khăn trão bàn mà họ đang sử dụng. Nếu chất lượng không đảm bảo có thể đề nghị thay thế hoặc thuê lại của các cơ sở khác. Có thể bố trí khăn phủ màu và cac dãy vải trang trí trên mặt bàn như là một mảnh phân biệt. Các khăn trải làm tương phản các mảnh vải nằm trên khăn trải bàn, các mảnh vải trang trí là các mảnh vải được đặt trên một bàn.
Cần bao nhiêu ghế, kiều loại cụ thể nào? Ghế bọc dạ tiệc tiêu chuẩn hay các ghế to và nặng khó duy chuyển? đừng cho rằng nơi cho thuê có thừa ghế hoặc ghế của họ có thể phù hợp với các hoạt động khác ngoài để ngồi trong phòng
Sơ đồ sắp đặt, sân khấu và các yếu tố khác: lập sơ đồ sắp đặt tổng thể của phòng tổ chức sự kiện. Ban đầu hãy phác thảo sơ đồ lắp đặt bố trí phòng và trao đổi ý tưởng phác thảo này với các nhà cung cấp dịch vụ. Khi sắp đặt bố trí trong phòng. Điều đó giúp Nhà tổ chức xem xét công việc rõ ràng hơn, có những quyết định chính xác hơn.

Sân khấu nơi trung tâm diễn ra các hoạt động sự kiện. Hãy cân nhắc kỹ vấn đề này. Hãy đặt sân khấu vào vị trí của nó là trung tâm của hoạt động sự kiện mà mọi khách tham dự đều cảm nhận được điều đó. Hãy xem xét và phân tích các vấn đề trên sơ đồ tổng thể sẽ giúp Nhà tổ chức quyết định thiết kế nào đáp ứng tốt nhất nhu cầu của sự kiện. Khi cân nhắc các yêu cầu được đề xuất hãy đảm bảo rằng chúng phù hợp với không gian được cung cấp. Cần tôn trọng thực tế khách quan những gì Nhà tổ chức muốn và những gì phù hợp chưa hẳn đã thống nhất với nhau.
Cờ, biểu ngữ, những vật gắn lên tường: Cờ, biểu ngữ được treo như thế nào? Kích thước của cờ, biểu ngữ cụ thể là bao nhiêu? Chúng được treo tại vị trí nào? Thời gian cần thiết để treo và tháo dỡ là bao lâu?
Nhà tổ chức phải luôn năng động và sáng tạo với những giải pháp thích hợp mới đáp ứng được yêu cầu của sự kiện.
Đồ nội thất hoặc đồ trang trí sân khấu có thể được thuê và các bức tường có thể được che rèm hoàn toàn, cho phép thay đổi vẻ ngoài của nơi tổ chức, thực hiện gắn thêm những thứ Nhà tổ chức muốn trưng bày lên rèm.
Thông tin trong sự kiện: Tuy có máy điện thoại di động hoặc bộ đàm song không hoàn toàn dựa vào những phương tiện này được vì máy bộ đàm, điện thoại di động đã không hoạt động được ở nhiều vị trí khác nhau trong tòa nhà.
Những vật dụng khác: ổ cấm điện, hãy liệt kê các khu vực cần sử dụng các ổ cấm điện. Xác định chính xác nơi cụ thể cần tới chúng và tổng cộng bao nhiêu cái.Các nhạc công chơi nhạc tại nơi đón tiếp có cần ổ cấm không? Các thợ quay phim chụp ảnh có cần ổ cấm để chiếu sáng và các thiết bị khác không? Những người pha chế rượu phục vụ đồ uống lạnh với việc sử dụng các máy pha trộn, có ổ cấm điện ở đó không? Mỗi người cần bao nhiêu ổ cấm? Đừng đợi diễn ra sự kiện mới biết là không đủ ổ cấm ở xung quanh. Các nhân viên và các nhà quản lý phải được chuẩn bị trước và phải có kế hoạch hành động đối với những sự cố có thể xảy ra.


Tags tham khảo: tổ chức hội nghị, khach san gia re

Bữa tối trong tổ chức sự kiện

Có nhiều sự lựa chọn cho bữa tối, có thể là bữa tiệc ăn tự chọn đứng hay ngồi, phục vụ ăn bằng từng đĩa riêng, trang trọng hay bình thường, vui nhộn hay thoải mái. Đối với bất kỳ sự kiện nào, mỗi khi tụ họp mọi người lại phải sắp xếp thế nào để đạt mục đích của mình. Khách mời có thể ngồi phân táng, mục đích của nhà tổ chức sự kiện là làm cho mọi người cùng hòa mình chung vui, gặp gỡ cởi mở.

Tự chọn: Với mục đích hòa đồng, thân thiện gặp gỡ thì bữa ăn tự chọn sẽ thích hợp hơn. Theo cách đó khách mới có thể duy chuyển xung quanh một cách thoải mái. Chổ ngồi cũng không nhất thiết phải cố định. Tốt nhất là sắp xếp một dãy bàn dài, mọi người có thể gặp nhau trong khi chọn món ăn. Vị trí để thức ăn sao cho thật thú vị và vui nhộn để thu hút mọi người.
Đối với các món ăn, hãy chú ý tới nhiệt độ thích hợp cho việc phục vụ các món ăn và phải có biện pháp duy trì nhiệt độ đó tại nơi ăn. Cần bảo đảm các món ăn không bị ảnh hưởng của thời tiết khí hậu như mất mùi hôi, khô cứng hay thay đổi màu sắc.
Hãy chú ý tới thời gian ma thức ăn được bày ra, các món ăn tối không giống như các món khai vị. Cố gắng đưa ra nhiều thực đơn để có thể lựa chọn. Hãy hình dung sự việc và cân nhắc tránh dư thừa quá mức gây lãng phí tới ngân sách dù dưới bất kỳ dạng nào.
Hãy thông báo với khách sạn để họ chuẩn bị trước việc sắp xếp các bộ đồ ăn và có sẵn số nhân viên để phục vụ khi cần. Cần xác định chính xác số lượng dao, dĩa, thìa, đĩa, khăn ăn và ly uống mà khách sạn có thể có. Mặt khác cũng phải chú ý tới kích thước, kiểu dáng của đĩa ăn sẽ được dùng.
Đối với một bữa tiệc đứng kiểu tự chọn thì nên dùng loại đĩa có gờ thì thức ăn sẽ được giữ trên đĩa tốt hơn. Hãy tính toán, mỗi người sẽ dùng hết 3 cốc, 3 dĩa và 3 khăn. Khăn ăn trong tiệc đứng không cần chất lượng cao lắm, phải hợp với ngân sách cho phép. Có thể in hình của công ty lên khăn ăn để tăng thêm sự chú ý.
Đối với tiệc tối có thể ăn một lần hoặc nhiều lần. Nếu quyết định ăn nhiều lần thì Nhà tổ chức phải tăng số người phục vụ, tăng số lượng vật dụng, món ăn và thời gian phục vụ và tăng ngân sách. Đối với tiệc đứng thì vật dụng có thể tăng thêm 3 lần vì khách có thể duy chuyển và để thứ mình đã dùng ở nơi nào có thể sau đó lại lấy đồ mới sạch dùng tiếp.
Nếu bữa tối được thiết kế là bữa ăn ngồi, thì chú ý tới việc sắp xếp thứ tự các món ăn. Cần chuẩn bị sẵn món khai vị hay món salad để phục vụ những người đến trước và có thể phục vụ các món ăn nhẹ khi khách chờ đợi. Bữa tối ăn kiểu ngồi có thể sắp xếp theo 2 kiểu: kiểu tự do và kiểu sắp xếp trước. Kiểu chổ ngồi tự do cho phép khách có thể tự do chọn chỗ ngồi, khách có thể ngồi bất kỳ đâu.
Kiểu sắp xếp trước là chổ ngồi được phân chia trước cho từng cá nhân. Nhà tổ chức sự kiện có thể lên kế hoạch chỗ ngồi một cách đơn giản và chỉ cho khách vị trí của họ một cách rõ rang. Lập bản sơ đồ vị trí ngồi và được dán trước cửa ra vào hoặc có thể được đánh số và đặt lên bàn ăn. Tuy nhiên trong một bàn cũng không nhất thiết khách phải ngồi đúng ghế của mình. Đối với những người đến muộn cần đánh dấu riêng và bố trí chỗ ngồi cho họ.
Nếu mục đích của tổ chức sự kiện là tập hợp những người quan trọng vào 1 khu vực riêng thì việc sắp xếp chổ ngồi phải được kế hoạch một cách có chủ định, không để ngẩu nhiên. Tuy vậy cũng phải bố trí thuận lợi để khách có thể duy chuyển chổ ngồi sao cho họ chọn được chỗ ngồi hợp với người họ muốn. Khi lên kế hoạch cho vị trí chỗ ngồi của khách không nên chuẩn bị một cách quá tỷ mỉ vì nó sẽ dẫn tới sai sót, nhầm lẫn.
Bố trí nhân viên sao cho họ phải nắm được sơ đồ bố trí phòng để họ hướng dẫn khách ngồi đúng vị trí của mình. Bàn ăn phải được đánh số rõ rang, kiểm tra xem các bàn trong khách sạn có đánh số không? Nếu không phải có giải pháp thực hiện. Nếu có cũng phải kiểm tra xem số còn rõ không? Số nào mẻ, mất nét phải chỉnh sữa lại kịp thời. Các số phải được thiết kế sao cho hài hòa với khung cảnh chung và phải được gắn chắc vào bàn. Bàn ăn cần được sắp xếp sao cho dễ nhìn và không bị khuất đối với những bàn ở trung tâm. Không bố trí bàn ở vị trí xa, trong gốc phòng.
Khi buổi tiệc kết thúc, quán bar đã đóng cửa, cần kiểm tra lại hóa đơn cho đồ ăn, đồ uống và hãy cầm 1 bản copy các hóa đơn. Nếu có bất kỳ sự sai sót nào, nên kiểm tra, xác định và thông báo ngay. Hãy dành thời gian để ghi lại các khoản đặc biệt mà bạn lúc đó vẫn còn nhớ rõ như số lượng chai sâm panh đã dùng hết. Sau khoảng 3 tuần, Nhà tổ chức có thể sẽ quên hết những hóa đơn hay số lượng đã đặt hoặc lý do đặt chúng, việc ghi lại cẩn thận sẽ giúp kiểm tra lại tốt hơn. Nếu địa điểm gửi hóa đơn ngay sau tiệc kết thúc có thể so sánh được ngay với số liệu đã ghi chép của bạn và sẽ biết được những khoản chênh lệch và thay đổi chúng.


Tags tham khảo: khach san gia re, tổ chức hội nghị

Các bước cơ bản để tổ chức sự kiện - hội thảo

Cạnh tranh ngày càng diễn ra gay gắt trên thị trường, trong tất cả các lĩnh vực nói chung và trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hội thảo nói riêng. Điều này đã khiến cho các công ty ngày càng nâng tầm quan trọng của tính chuyên nghiệp trong việc tổ chưc hội nghị/hội thảo. Thienhatravel cũng định hướng công việc tổ chức, quản lý một hội nghị/hội thảo theo hướng đó và thường trải qua những bước cơ bản sau đây:
 Một là, quá trình chuẩn bị cho một sự kiện đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình, vì vậy không thể bỏ qua bước này. Là một công ty chuyên tổ chức sự kiện có uy tín, Thienhatravel luôn chuẩn bị một cách tốt nhất cho giai đoạn này. Ví dụ như: Mục đích của hội nghị là gì, chủ đề của hội thảo(nếu cần thiết), cho đến các công việc liên quan khác và cuối cùng là việc thương thảo hợp đồng, đưa ra dự toán kinh phí tổ chức.
Thứ hai là, quản lý một cách toàn diện toàn bộ công việc trước khi diễn ra sự kiện. Đây cũng là công việc quan trọng không kém vì việc bao quát, quản lý được tất cả dịch vụ giúp cho công ty tổ chức luôn bảo đảm không để xảy ra thiếu sót, nhầm lẫn, làm ảnh hưởng đến hội nghị cũng như là uy tín của khách hàng và công ty tổ chức.
Tiếp theo, tổ chức và theo dõi diễn biến của hội nghị. Sau khi đã chuẩn bị, quản lý tất cả những công việc theo kế hoạch, đơn vị tổ chức phải phối hợp với toàn bộ nhân viên chuyên trách và nếu cần thiết là cả đại diện bên phía khách hàng cùng nhau điều hành sự kiện. Nếu có vấn đề nảy sinh, tất cả các bên cùng nhau giải quyết ngay tại chỗ. Và sẽ được ghi lại trong hợp đồng thanh lý dịch vụ. Trong giai đoạn này, công ty cung cấp dịch vụ sẽ tổ chức các hoạt động bên lề hội nghị nếu có yêu cầu từ phía khách hàng.
Cuối cùng, việc đánh giá hội nghị và một số thủ tục sẽ được giải quyết dựa trên cơ sở những điều mục đã thỏa thuận trước.
Trong suốt quá trình chuẩn bị, quản lý, điều hành hội nghị, các bên sẽ có những văn bản thống nhất về lộ trình cho từng giai đoạn. Công việc này sẽ đảm bảo tiến độ công việc, chất lượng dịch vụ không bị ảnh hưởng. Khách hàng của Thienhatravel sẽ cảm thấy yên tâm về sự kiện của mình khi chúng tôi có thể bao quát toàn bộ công việc nhưng cũng quản lý từng mục công việc một cách hiệu quả nhất.


Tags tham khảo: tổ chức sự kiện, khach san gia re

Các bước tổ chức hội nghị, hội thảo

Thông thường kết cấu của một buổi hội nghị, hội thảo thường đơn giản, bao gồm phần phát biểu của một số nhân vật, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới (nếu có), trao đổi, thảo luận, cùng các tiết mục phụ như văn nghệ giải trí, trò chơi, rút thăm trúng thưởng.
1.Lên chủ đề cho chương trình
Nội dung chính là linh hồn của chương trình, nó quyết định mục đích tổ chức của người tổ chức và mục đích tham dự của người tham gia. Chẳng hạn như chủ đề của một buổi hội thảo dành cho những người sắp khởi nghiệp có thể là "Kỹ năng tạo lập quan hệ trong kinh doanh", một buổi hội thảo dành cho các nhà phân phối có thể là "Tri ân khách hàng", hay nhân dịp kỷ niệm sinh nhật công ty.
Đối với những chương trình mà bạn bán vé tham dự hoặc mở cửa tự do thì nội dung chương trình rất quan trọng vì nó quyết định bạn có đông khách tham dự hay không. Bạn có thể làm một cuộc khảo sát trong số những người tham dự tiềm năng mục đích la để tìm ra những chủ đề mà họ mong muốn tham dự nhất.
2.Làm việc với diễn giả, người phát ngôn, khách mời
Việc mà Ban tổ chức thường làm đối với những vị khách mời này là bàn bạc với họ về nội dung buổi nói chuyện, thời gian nói chuyện. Tuy nhiên đã có rất nhiều chương trình "bể show" vì diễn giả không kiểm soát tốt thời gian của mình, họ có thể cao hứng nói nhiều hoặc tiết mục của họ gây mất thời gian hơn dự kiến. Nhiều nhà tổ chức tỏ ra khá lúng túng khi xử lý việc này, họ đành để mặc cho diễn giả muốn làm gì thì làm, dẫn đến việc các diễn giả nói sau có ít thời gian chuyện hơn, hoặc buổi hội thảo kéo dài cả qua giờ nghỉ trưa. Bạn nên chuẩn bị trước các hình thức "nhắc khéo" diễn giả, bằng cách chuyền giấy hoặc giơ bảng thông báo về thời gian còn lại dành cho họ, như vậy sẽ giúp kiểm soát chương trình tốt hơn.
Trong những buổi hội thảo lớn, mời những diễn giả tiếng tăm, có thể bạn phải cân nhắc việc đưa rước tận nơi để đảm bảo sự đối đãi chu đáo dành cho họ. Nếu diễn giả đến từ địa phương khác, bạn cũng cần sắp xếp trước việc đi lại, ăn ở... của họ, nên đặt phòng cho họ ở một khách sạn gần chỗ diễn ra hội thảo để đảm bảo thuận tiện đi lại.
Những thông tin về diễn giả rất quan trọng trong các buổi hội thảo, huấn luyện, chuyên đề... liên quan đến việc diễn thuyết, tập huấn... vì uy tín của họ quyết định sự hấp dẫn của Event đó. Bởi vậy cho nên bạn nên công bố rõ ràng tên, chức danh của diễn giả, nếu diễn giả chưa nổi tiếng lắm hoặc đến từ các
Tìm kiếm địa điểm phù hợp
Bạn nên tổ chức ở những địa điểm phù hợp với mục đích tổ chức của mình, chẳng hạn như một hội thảo lớn cần tổ chức ở các trung tâm hội nghị hay khách sạn, một buổi workshop nhỏ mang  không khí thân mật có thể làm tại quán cafe. Bạn không nên chọn địa điểm quá rộng so với số lượng người tham dự vì như vậy sẽ làm không khí trở nên loãng.
Bạn cũng cần kiểm tra những tiện ích mà chủ địa điểm cung cấp cho bạn xem phần nào họ sẽ miễn phí và phần nào sẽ tính phí nhằm lên dự trù kinh phí cho phù hợp. Bạn cũng cần để ý đặc điểm của nơi tổ chức xem có phù hợp để mình tổ chức hay không. Chẳng hạn như những quán cafe sân vườn diện tích lớn không phù hợp tổ chức hội thảo, workshop vào buổi sáng vì trời sẽ rất nóng, nếu ngồi đông người sẽ tạo không khí nóng bức, ngột ngạt, một số địa điểm có tiếng vang làm cho việc theo dõi của khán giả thêm khó khăn. Có lần tác giả đến dự một buổi training lớn ở nhà thi đấu Nguyễn Du, do địa điểm và nhà cung cấp âm thanh xử lý tiếng vang không tốt làm cho việc thuyết trình của diễn giả hầu như không thể nghe rõ được.
Những vật dụng cần cho việc tổ chức
Hãy  dự trù cho tất cả các vật dụng cần thiết tại event để đảm bảo việc tổ chức diễn ra chu đáo nhất, để biết những vật dụng cần thiết cho một buổi hội thảo, hãy xem thêm: Checklist tổ chức một hội nghị khách hàng, tổ chức hội thảo
Bạn cũng cần hỏi rõ các nhu cầu của diễn giả, xem trong quá trình nói chuyện, họ có cần thêm công cụ bổ trợ nào không, chẳng hạn diễn giả muốn hình tượng hoá hay muốn khán giả tham gia chơi một trò chơi, làm một bài tập nhỏ thì sẽ cần những dụng cụ như giấy tờ, bút viết, đạo cụ giảng dạy, họ muốn rảnh tay để diễn thuyết thì bạn cần trang bị micro cài áo thay vì loại cầm trên tay, họ muốn chiếu clip từ laptop của họ thì cần có màn chiếu và âm thanh dẫn từ laptop ra ngoài. Bạn đừng mặc định là diễn giả cần gì thì sẽ nói với bạn vì có nhiều khi họ sẽ sơ ý quên mất. Có một buổi training nho nhỏ nọ, diễn giả muốn chiếu cho mọi người xem một đoạn clip trong máy của mình. Tuy nhiên do không có sự chuẩn bị trước, Bộ phận kỹ thuật không có cáp nối âm thanh từ laptop ra dàn loa lớn, vì vậy khán giả đành xem hình và hầu như không nghe thấy âm thanh nhỏ xíu phát ra từ loa chiếc laptop.
Truyền thông cho sự kiện
Nếu là một sự kiện mà nguồn khách tham dự có sẵn như hội nghị nhà phân phối, huấn luyện nhân viên công ty, bạn sẽ không phải bận tâm nhiều về việc truyền thông, tuyên truyền để mời khách. Nhưng với những hội thảo, lớp học thu phí hay mở cửa tự do, thì bạn sẽ cần dành nhiều thời gian đầu tư cho công tác tuyên truyền nếu không muốn Event của mình vắng như chùa bà Đanh.
Một số kênh truyền thông hiệu quả bao gồm: Email, báo chí, diễn đàn, mạng xã hội... Đối với các hội thảo có tính phí tham dự tương đối cao, bạn cần các hình thức truyền thông mang tính "tấn công" nhiều hơn như gọi điện thoại trực tiếp mời tham dự. Đối với một số sự kiện dành cho đối tượng tham dự tương đối cao cấp như giám đốc, chủ doanh nghiệp, rất có thể bạn phải bố trí nhân viên gọi điện mời họ tham dự, đừng trông đợi rằng gởi đi vài ngàn email và sẽ có người liên hệ với bạn để đăng ký tham dự.
Bạn cũng cần cân nhắc thời gian truyền thông cho phù hợp, nếu truyền thông quá cận ngày tổ chức thì người tham dự có thể kẹt công việc và sắp xếp không được, nhưng truyền thông sớm quá cũng chưa hẳn là tốt, người tham dự thấy thời gian còn xa nên chủ quan không đăng ký, sau đó họ quên không đăng ký nữa.
Database khách tham dự tiềm năng là một công cụ quan trọng để bạn "chào bán" hội thảo của mình, bạn có thể mua lại dữ liệu khách hàng từ các công ty quảng cáo, truyền thông, website giới thiệu việc làm... hay những trang cung cấp dữ liệu khách hàng chuyên nghiệp như www.timkhachhang.com. Tuỳ vào hình thức tuyên truyền, bằng email hoặc số điện thoại để bạn quyết định danh sách tuyên truyền phù hợp cho mình.
Việc đăng ký
Cần suy nghĩ về hình thức đăng ký tham dự sao cho phù hợp, nên yêu cầu trả tiền trước hay thu tiền tại Event, nên cho đăng ký online qua trang web hay nhắn tin vào tổng đài điện thoại, nếu thu tiền thì nên yêu cầu khách chuyển khoản, đến tận nơi đóng tiền hay cần có nhân viên đi thu phí.
Khi có người đăng ký tham dự, bạn nên có hình thức xác nhận đăng ký để họ an tâm, và cũng là nhắc họ đừng quên ngày tham dự. Có thể xác nhận đăng ký bằng email, tin nhắn điện thoại, gần ngày tổ chức, bạn nên nhắn tin/email lần  nữa để nhắc họ về thời gian, địa điểm tổ chức hội thảo cũng như những vấn đề lặt vặt như đi đúng giờ, đem theo business card.
Để khuyến khích mọi người đăng ký sớm để tiện cho công tác chuẩn bị, và cũng là một cách để lôi kéo khách tham dự, nhiều nhà tổ chức đưa ra hình thức khuyến mãi chiết khấu theo thời gian đăng ký sớm.
Cần phòng ngừa trước những tình huống người đăng ký quá ít hoặc quá nhiều để có thể thay đổi địa điểm, phòng tổ chức... phù hợp, cũng như quyết định tăng hay giảm khẩu phần ăn, các bản handout hay phần quà cho người tham dự. Nếu không tính toán kỹ, bạn sẽ lãng phí nếu người tham dự quá ít hoặc bị đánh giá là tổ chức thiếu chu đáo nếu người tham dự quá đông và không được phục vụ kịp thời.
Nếu bạn có ý định giữ liên lạc với những người đăng ký tham dự, hãy đề nghị họ gởi lại danh thiếp tại bàn đăng ký hoặc hoàn thiện các thông tin như tên họ, công ty, chức danh, số điện thoại, email... trong mẫu điền thông tin. Để họ có động lực làm việc này hơn, có thể khuyến khích họ bằng những món quà, chẳng hạn bốc thăm trúng thưởng hay trao giải thưởng cho người điền đầy đủ thông tin vào bảng thăm dò.  


Tags tham khảo: tổ chức sự kiện, tổ chức hội nghị, khach san gia re

Tranh ảnh minh họa cho bài viết trong tổ chức sự kiện

Những thông tin trong bài viết tổ chức sự kiện không được mấy quan tâm bằng hình ảnh bởi vì hình ảnh thường có ít chữ mà thông tin trên hình ảnh làm sao phải thể hiện được những gì trong bài viết đó.
Bạn phải tập hợp tất cả những chi tiết tranh ảnh tới, và thợ ảnh sẽ sắp xếp và sử dụng các tư liệu tranh ảnh của bạn ra sao là quyền của bạn, bạn không nên can thiệp.
Nếu thuê một thợ chụp ảnh thì căn cứ vào trình độ của anh ta, có thể bạn phải đưa một hướng dẫn yêu cầu về công việc cụ thể, nếu anh ta có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực mỹ thuật, bạn có thể cho anh ta toàn quyền thực hiện, nhưng nếu người thợ chụp ảnh đó chỉ quen với lĩnh vực bên thương mại, không hiểu những yêu cầu bắt buộc của bên truyền thông thì bạn phải yêu cầu anh ta tuân thủ những yêu cầu sau đây:
Giới hạn số lượng chủ thể trong mỗi bức hình tối đa là 4
Để độ tương phản cao các chi tiết phải sắc nét, phù hợp với việc in ấn
Tránh những hình ảnh mang tính hình thức như các nhân vật bắt tay nhau hoặc treo bằng khen
Bố trí các nhân vật trong ảnh phải gần sát với nhau tạo sự tập trung cho nội dung của các bức ảnh
Không tô điểm cho phần cảnh nền.
Phát huy hết khả năng của người thợ ảnh và tạo cho được những bức ảnh bạn cần
Một bài viết không chỉ dùng một lần đến 1 tòa soạn bất kỳ mà còn có thể gửi tới các tòa soạn khác nữa, khi bạn đã có những bức hình tốt, bạn có thể sữ dụng chúng theo nhiều cách, tốt nhất là bạn nên bố trí thời gian đi thoe thợ chụp ảnh để hướng dẫn anh ta chụp những bức ảnh mà bạn cần, đồng thời kiểm tra luôn tên của các nhân vật và lời chú giải cho các bức ảnh.
Khi bạn gửi tranh ảnh minh họa đi in, hãy nhớ lưu lại một số hình ảnh vào máy tính của mình, và luôn cập nhập cho file này, như vậy bạn sẽ không bị coi là cung cấp hình ảnh cũ cho những tin bài mới.
Cố gắng thỏa thuận với người thợ anh để anh ta đồng ý bán cho bạn âm bản hoặc đĩa mềm của các bức ảnh vừa chụp, điều này rất có lợi cho bạn bởi có những công việc như chụp ảnh trên không hoặc kỹ thuật phối màu đặc biệt đòi hỏi chi phí rất cao khi mua bán, bạn phải làm hợp đồng bằng văn bản.
Đối với các bộ phim và các tác phẩm nghệ thuật khác cũng vậy. Nếu bạn có dự định hợp tác đầu tư với ai đó vào việc sản xuất các sản phẩm như gian đồ, bản đồ, biểu đồ, hoặc đồ thị, thì hãy cố gắng giành quyền sở hữu đối với những sản phẩm đó. Tương tự, khi bạn thuê hãng nào đó đưa phim của bạn lên truyền hình, bạn hãy nhờ họ xử lý và tái bản và quản lý bộ phim đó, bởi vì họ đủ trang thiết bị để bảo quản nó: nhưng hãy nói rõ cho mọi người biết tác phẩm đó thuộc quyền sở hữu của bạn.
Yêu cầu đối với thợ chụp ảnh là phải biết cách quan sát, chụp ảnh sao cho nhân vật trong ảnh có nét chân thực. Bạn cần đảm bảo rằng tất cả các nhân vật được chụp ảnh và các trng phục mà người thợ ảnh cần đều được chuẩn bị chu đáo trước giờ chụp ảnh. Chụp ảnh trong tư thế vẫn hoạt động bình thường là tốt nhất, tuy nhiên nếu nhân vật có thể thể hiện được một nét mặt rất có ấn tượng đặc biệt phù hợp với chủ đề của sự kiện đang diễn ra thì chụp theo kiểu chân dung cũng tốt.
Trước giờ chụp ảnh, bạn nên hình dung ra trong đầu ít nhất 2 kiểu ảnh khác nhau. Bạn cần thảo luận điều này trước với người thợ chụp ảnh khác nhau. Bạn cần thảo luận điều này trước với người thợ chụp ảnh.
Mỗi một tòa soạn lại có yêu cầu chụp ảnh theo kiểu ngang dọc khác nhau và số lượng nhân vật là bao nhiêu trong một ảnh, nên bạn cần chú ý tới việc đó để dự tính của bạn có % thắng lợi cao hơn.
Nếu không nhìn thấy, bạn phải cố gắng tìm cho bằng được người thợ ảnh càng chuyên nghiệp bao nhiêu thì bạn càng ít phải chỉ dẫn họ bấy nhiêu.


Tags tham khảo: tổ chức sự kiện khach san gia re

Làm thế nào để quảng cáo tổ chức sự kiện được hiệu quả?

Xúc tiền thương mại trong tổ chức sự kiện là một vấn đề đáng quan tâm hiện nay, có rất nhiều công ty tổ chức sự kiện đang tìm mọi biện pháp để nhằm quảng cáo một cách hiệu quả nhất.
Ngày nay một số công ty dùng cả bầu trời để làm quảng cáo. Quả khí cầu quen thuộc của hãng Goodyear, một con tàu khí cầu dài khoảng 6 mét, có một đối thủ cạnh tranh nhẹ hơn đó là chiếc tàu khí cầu dài 4 mét của hãng Lightships do tập đoàn American Blimp chế tạo năm 1990
Các chuyên viên kỹ thuật thường sử dụng máy tính để thiết kế các biển quảng cáo treo trên khí cầu có đèn chiếu sáng bên trong.
Hình thức quảng cáo trên không đã nhanh chóng trở nên phổ biến, cho dù không phải hãng nào cũng có khả năng làm quảng cáo của hãng nào cũng có khả năng làm quảng cáo kiểu này.
Để quảng cáo về tổ chức sự kiện thêm phần hiệu quả chúng tôi đã tin tưởng vào công ty chuyên về quảng bá website là Công ty cổ phần Việt Tiến Mạnh, công ty đã giúp chúng tôi quảng bá website nhằm hướng người dùng internet biết đến website về tổ chức sự kiện của chúng tôi: http://thienhatravel.vn


Tags tham khảo:  khach san gia re

Marketing hình ảnh trong tổ chức sự kiện

Trong mỗi một công ty hay tổ chức đều có một hình ảnh tượng trưng giống như cái logo vậy, trong tổ chức sự kiện hình ảnh ở đây được nói đến là là một bức tranh , nghĩa là nó không phải là thứ nhìn thấy và sờ được, trái lại nó là một thứ mà muốn thấy được bạn phải hình dung hoặc cảm nhận được.
Marketing hình ảnh nhằm tới đối tượng là công chúng và tìm cách xây dựng một mối quan hệ thật tốt với công chúng, vượt ra ngoài phạm vi hàng hóa và dịch vụ, nhưng lại luôn có liên quan đến hàng hóa và dịch vụ.
Nhiều khi khách hàng đã tự tạo riêng cho mình hình ảnh về các công ty, và đó không phải là điều mà công ty nào cũng biết. Suốt nhiều năm, hãng Coca-Cola phản đối việc mọi người gọi hãng là “coke” thậm chí trên quảng cáo hãng này cũng kêu gọi rằng “Hãy gọi chúng tôi bằng tên đầy đủ. Nếu gọi như thế buộc chúng tôi phải đổi tên.”
Nhưng đến những năm 1940, hãng này đã thay đổi thái độ không những chấp nhận tên này mà còn tỏ ra là rất thích thú với cài tên đó nữa, vào năm 1982, sản phẩm đồ uống mới ít calo của hãng này được đưa ra thị trường với một cái tên là “Diệt Coke”
Nghệ thuật gây sự chú ý: Có công ty nào tự tạo ra các dịch vụ việc rắc rối để báo chí đưa tin nhằm tạo tiếng tăm trong công chúng.
Tuy nhiên điều đó giờ đây đã không cho kết quả tốt. một chiến thuật quảng cáo được hoan nghênh hơn đã ra đời khi hãng Revlon, Inc, đưa ra chào bán một loại cổ phiếu mới trên sàn giao dịch New York. Hãng này đã cho mới đến các sàn giao dịch và các người mẫu là Cindy Crawford và Claudia Schiffer. Hai người mẫu xinh đẹp này dạo quanh vài vòng trong khu vực giao dịch rồi đến phòng báo chí để tham gia cuộc phỏng vấn cùng với nhiều người mẫu tên tuổi khác thuộc một chương trình biểu diễn có tên là “today”.



Tags: tổ chức sự kiện, khach san gia re,

Nghệ thuật dùng các nhân vật nổi tiếng trong tổ chức sự kiện

Những người nổi tiếng thường nằm trong tầm ngắm của các nhà tổ chức sự kiện để nhằm xúc tiến thương mại để thu hút sự chú ý của mọi người về phía mình. Tuy nhiên không phải lúc nào chiến thuật cũng cho kết quả tốt, bởi công chùng thấy người  những người nổi tiếng chẳng liên quan gì đến sản phẩm.
Ngoài ra, cuộc sống riêng tư của các nhân vật nổi tiếng còn có thể là gây phản tác dụng cho chương trình. Vd như khi một người nổi tiếng hôm trước mới xuất hiện trên một chương trình quảng cáo thì hôm nay lại bị phát hiện ra là người nghiện ma túy.
Bên quảng cáo cũng thường sử dụng những người nổi tiếng và cũng gập rắc rối với những người trên và cũng đã gặp phải những rắc rối như trên. Khi trường hợp xấu xảy ra mặc dù có nổi tiếng hơn đi nữa, họ cũng không thể cứu vãn được số phận của một sản phẩm, và những người nổi tiếng như trong các trường hợp không đẹp mắt kể trên rất có thể lại trở thành nhân tố làm hại đến công ty.
Sự rủi ro ấy nhắc các công ty cần phải hết sức cẩn thận khi lựa chọn những người nổi tiếng. Nếu bạn không biết nhiều về đời sống của họ, bạn nên nhờ một cơ quan có uy tín hoặc nhờ cơ quan có liên quan tìm hiểu kỹ hơn về người nổi tiếng trước khi mời họ cộng tác, ví dụ như họ đã có mặt ở những đâu, họ đã được tiếp đón như, và hành vi của họ ra sao. Chắc chắn là bạn chỉ muốn tìm một nhân vật có phẩm chất tốt phù hợp với chương trình của mình, và muốn nhân vật ấy đồng ý ký hợp đồng về tất cả các công việc mà bạn muốn có nhân vật đó tham gia.
Tên tuổi và hình ảnh của các nhân vật nổi tiếng thường được truyền thông trước khi diễn ra chương trình xúc tiến thương mại.
Để làm được việc này, bạn cần phải xin được giấy phép của các nhân vật quan trọng đồng ý cho bạn sử dụng tên tuổi hình ảnh của họ trên các chương trình quảng cáo. Có một số nhân vật tuy của các chương trình quảng cáo. Có một số nhân vật tuy nhận lời đến tham dự sự kiện nhưng không cho phép bạn sử dụng hình ảnh và tên tuổi của họ bởi trước đó họ đã kí hợp đồng quảng cáo sản phẩm cho hãng khác rồi.
Trước hết cần tìm hiểu xem cá nhân của nhân vật mà muốn mời hợp tác có làm ảnh hưởng tới uy tín của công ty hay không phù hợp với chương trình không để có được buổi tổ chức sự kiện thành công nhất.
Không phải lựa chọn người nổi tiếng để tham gia sự kiện cũng có lợi cả, đôi  khi còn có thể gặp những rắc rối không mong muốn mà các nhà tổ chức sự kiện thường gặp phải:
Đó là công chúng chỉ nhớ các nhân vật nổi tiếng thôi còn các thông điệp chính trong  mẫu quảng cáo thì họ hầu như không nhớ gì. Bạn cũng cần phải biết thêm một điều rằng hiệu quả của chương trình ra sao các nhân vật đó không quan tâm, họ cũng không chịu một sự giám sát chặt chẽ như khi họ đi làm cho các chương trình thương mại, vì vậy bạn đừng quá hy vọng vào họ.


Tags tham khảo:  khach san gia re

Công bố các sự kiện đặc biệt

Sự kiện lớn thường là những cuộc triển lãm liên ngành, lễ cắt băng thông xe một con đường cao tốc, hoặc cũng có thể là một cuộc họp báo trước ngày khai trương triển lãm các bức tranh quý hiếm, tuy đối với mỗi sự kiện khác nhau , việc công bố đòi hỏi có những phương pháp khác nhau, nhưng nhìn chung có một số nguyên tắc cần phải áp dụng cho tất cả các trường hợp.
Cơ chế, trước hết  bạn cần lên lịch làm việc vì tất cả các hoạt động cần phải ăn khớp nhịp nhàng với nhau.
Về lịch  làm việc cho những buổi tổ chức sự kiện đó cần phải ghi đầy đủ và rõ ràng thông tin ngày tháng, có kèm theo giấy mời các khách quý và quảng cáo, tiếp theo phải lên danh sách các hoạt động đặc biệt và danh sách hòm thư liên lạc với các cơ quan báo chí.
Bạn cần tiến hành sớm các công việc kể trên, đồng thời vạch rõ kế hoạch cho việc soạn thư gửi đến các hãng thông tấn, thứ 3 là các chương trình quảng cáo cần phải chọn ra một chủ đề làm sao thống nhất trong tất cả các hoạt động từ quảng cáo đến việc công bố, các tiêu đề in trên giấy viết thư giấy mời, trên các pano áp phích…
Bộ tài liệu giới thiệu về các sự kiện cũng cần được chuẩn bị, và  đây là việc cần chuẩn bị kỹ nhất trong tất cả các hoạt động quảng bá.
Ngày nay hầu hết các bộ tài liệu được thiết kế dưới dạng đĩa mềm và được những muốn viết bài về sự kiện, các bộ tài liệu cũng cần chuẩn bị để phát tại nơi diễn ra sự kiện.
Bởi vì cần phải phù hợp với các đối tượng làm chuyên môn, những người dân bình thường, đồng thời cũng phải đáp ứng các hình thức quảng bá như giấy in ấn, phát sóng…
Nên các bộ tài liệu phải thiết kế làm sao đáp ứng được yêu cầu sử dụng
Các bộ tài liệu cũng cần phải được điều chỉnh sao cho phù hợp với cách thức chuyển  phát, ví dụ gửi qua bưu điện, bạn phải gửi kèm theo một lá thư giải thích tóm lược về sự kiện.
Một số công ty dịch vụ chuyền phát sẽ giúp bạn cung cấp chính xác các địa chỉ cần gửi và hỗ trợ việc chuyền phát chính xác kịp thời. Nhưng bạn cần phải chọn một công ty chuyển phát nhanh tin cậy và đảm bảo thời gian gửi phát nhé.
Chúc quý vị thành công!


tags tham khảo: tổ chức sự kiện khach san gia re

Một số vấn đề cần quan tâm khi tổ chức sự kiện

Để đảm bảo chắc chắn cho buổi tổ chức hội nghị bạn cần phải sắp xếp thời gian liên  lạc với các hãng thông tấn trong địa bàn dể nhắc họ kiểm tra lại những thiết bị kỹ thuật của họ đến lúc đó đã hoàn hảo chưa, nên bạn đã bố trí được một sự kiện tương tự như sự kiện đua khinh khí cầu, thì bạn không được phép với bất kỳ lý do nào để xảy ra trục trặc với công việc truyền thông.
Người đứng đầu tổ chức kiện có nhiệm vụ động viên đến mức tối đa các tổ chức tham gia vào sự kiện của bạn, các khách sạn, các doanh nghiệp trên địa bàn thường sẵn sàng ủng hộ sự kiện với các mức độ khách nhau, đặc biệt khi sự kiện của bạn được tồ chức trong các cơ quan như ngân hàng, các công ty dịch vụ, các trường học và các thư viện…
Phòng thương mại của thành phố luôn nắm trong tay danh sách các hội thảo, các cuộc họp và bạn có thể xin phép được tổ chức triển lãm hội chợ trong khu vực diễn ra các sự kiện đó.
Nghệ thuật trong quảng cáo, một số nhà QHCC sử dụng các biện pháp quảng cáo thu hút sự chú ý của công chúng rất hiệu quả. Ví dụ, tại một buồi lễ động thổ của tổ chức chống bạo hành với động vật ở bang Texas Mỹ, họ đưa hai chú chó được huấn luyện ra và biểu diễn cho họ xem tài nghệ của chúng trong việc sử dụng xẻng xúc đất.
Ngoài ra, còn có một phương pháp mà các nhà QHCC thường dùng cũng cho hiệu quả rất tốt, đó là họ thuê một đội máy bay kéo các băng rôn bay qua bay lại trên đầu những người xem các trận bóng đá hay các chương trình ca nhạc… bạn cũng cần thuê cả khinh khí cầu Helium có in hình logo và cho bay lơ lửng trên các khu vực diễn ra sự kiện.
Thậm chí bạn cũng có thể thuê 1 phi đội máy bay thông thường hoặc máy bay 2 thân bay trên đầu công chúng, phun ra những làn khói hình thù được máy tính lập trình sẵn
Quảng cáo mạo hiểm cũng cho kết quả rất tốt và thường lôi kéo được khá đông công chúng.
Tuy nhiên cũng có những trò quảng cáo nguy hiểm gây nhiều hiểu lầm hoặc gây rối trật tự công cộng đã không được báo giới đồng tình, vd như trò người bay đi được trên các bức tường của các tòa nhà chọc trời làm tắc nghẽn giao thông, phải huy động lực lượng cứu hỏa và cảnh sát mới kịp giải tỏa.
Mở rộng phạm vi sử dụng tin bài.
Để mở rộng ảnh hưởng của các sự kiện vừa diễn ra. Bạn có thể gửi tin bài của mình đến  nhiều tòa soạn khác nhau như các tạp chí thương mại, các đặc sản, và các hãng thông tấn.
Nếu có thể bạn hãy nhờ một thị trưởng, hoặc một nhân viên trong cơ quan lập pháp ra một công bố đánh dấu cho sự kiện của bạn.
Bạn cũng phát hành tạp chí hoặc sách riêng của mình về các sự kiện như lễ kỷ niệm tổ chức của một hoạt động sát nhập của một công ty. Bất cứ khi nào có thể bạn có thể giao việc đó cho một nhà sử học, bạn có thể gặp nhiều bất đồng trong quá trình làm việc với các nhà sử học, nhưng với danh tiếng và sự tự trọng của mình, các nhà sử học sẽ tạo được tính nhiệm của công chúng  đối với các ấn phẩm của bạn.
Việc phát huy ảnh hưởng của các chiến dịch xúc tiến thương mại và những sự kiện xã hội đôi khi không đem lại những kết quả như mong đợi.
Tóm lại, cần phải có kế hoạch rõ ràng và phải linh động đối phó với những đặc điểm bất lợi của buổi tổ chức sự kiện.
Thienhatravel chúc quý vị tổ chức sự kiện thành công!


Tags tham khảo: khach san gia re,  tổ chức sự kiện

Những nguyên tắc dành cho người làm QHCC

Chọn địa điểm cho cuộc phỏng vấn, tốt nhất là trên địa bàn quen thuộc của người được phỏng vấn
Sắp xếp đủ thời gian cho phóng viên hoàn thành nhiệm vụ của họ
Nắm trước chủ đề của cuộc phòng vấn mang theo tài liệu bổ trợ.
Tập dượt trước cho người cho sắp được phỏng vấn làm quen với các câu hỏi có thể gặp trong cuộc phỏng vấn, tính đến cả những câu hỏi dễ gây tức giận.
Tìm hiểu thói quen của phóng viên, và tập cho người sắp được phỏng vấn tập nói theo một dàn ý có sẵn. Đồng thời tạo điều kiện cho các phóng viên biết trước một số điều về người sắp được phỏng vấn, bao gồm lai lịch thói quen sở thích… bởi vì những điều đó sẽ giúp tạo một không khí thân thiện trong buổi nói chiện
Thông báo các quy định chung đối với cuộc phỏng vấn và đảm bảo cả hai bên đã hiểu kỹ.
Tránh nói những câu chuyện không nắm trong chủ đề phỏng vấn.
Nếu lỡ có làm như vậy hãy bình tỉnh vì đối với những phóng viên đã làm quen biết và tốt bụng thì họ sẽ cho qua.
Giúp các phóng viên hoàn thành cuộc phỏng vấn trong ngày.
Hãy chuẩn bị sẵn một số thông tin làm quà biếu cho các phóng viên bởi khi thỏa thuận về cuộc phỏng vấn, bạn có nói rằng bạn sẽ cung cấp cho họ một số thông tin quan trọng.
Hãy đứng nghiêm ở khu vực cánh gà, và không được trả lời xen vào cuộc phỏng vấn.
Nếu gặp một câu hỏi yêu cầu trả lời đi ngược chính sách của công ty và chính sách khách hàng, bạn phải nhắc ngay cho lãnh đạo biết đây là một vấn đề nội bộ nên không ai được phép tiết lộ, nếu khách hàng hay lãnh đạo của bạn muốn nổi cáu đối với câu hỏi bình thường bạn hãy nhắc họ cứ trả lời như bình thường.
Hứa với phóng viên rằng bạn sẽ trả lời những câu hỏi thêm bên ngoài cuộc phỏng vấn
Không nên hỏi phóng viên là bao giờ thì tin bài bạn được đăng hoặc là tin bài ấy có đủ độ dài hay không.

Nguyên tác cho lãnh đạo tham gia một cuộc phỏng vấn
Phải nắm nội dung của buổi phòng vấn.
Hãy hình dung tình huống phải trả lời các câu hỏi mang tính khiêu khích
Hãy trung thực
Trả lời thẳng vào câu hỏi của họ, nếu không trả lời được thì bạn hảy nói rằng bạn không thể.
Nếu bạn không tìm được câu trả lời, hãy cho phóng viên biết và hứa rằng bạn sẽ trả lời sau, và nhờ thực hiện lời hứa.
Hãy giữ cho cuộc phỏng vấn có một  không khí trang trọng nhất có thể, ngay cả khi gặp phải những câu đùa cợt.
Tránh nói những chuyện lạc chủ đề trừ khi bạn quen thân với phóng viên đó. hãy giải thích với phóng viên rằng những thông tin ngoài lề đó không thích hợp đưa ra công chúng.
Hãy sử dụng những tố chất mà nhớ chúng bạn đã có vị trí như hiện nay, đống thời bạn cần phải tạo cho mình một diện mạo hết sức chuyên nghiệp.
Hãy hứa với phóng viên là sau này nếu anh ta cần gì hãy thông báo, công ty của bạn luôn sẵn sàng giúp đỡ.


Tags tham khảo: tổ chức sự kiện,

Kênh truyền thông đối với tổ chức sự kiện

Con đường truyền thông điệp gửi tới người nhận qua kênh truyền thông, từ khóa thông tin truyền tải tới đông đảo công chúng.
Con đường truyền thông điệp gửi tới người nhận qua kênh truyền thông, từ khóa thông tin truyền tải tới đông đảo công chúng.
Hiện nay trên các kênh thông tin chủ yếu là các phương tiện thông tin đại chúng nó giống như phương thức tổ chức sự kiện để mọi được nhiều người biết tới.
Những kênh chuyên biệt thường do một cá nhân hay một nhóm người sử dụng điều quan trọng là phương tiện truyền đạt có thể là người , có thể in ấn hay điện tử.
Việc xác định phương tiện in ấn và điện tử theo loại hình phương tiện thu hay phát có vẻ chủ quan, khiên cưỡng vì nó đề cập tới số người theo dõi có chủ định chứ không đề cập đến bản thân các phương tiện này.
Một số công chúng của các tổ chức sự kiện bên ngoài như cổ đông hay sinh viên các trường đại học tự coi mình là thành viên của tổ chức sự kiện bên trong
Những bộ phận cấu thành của mạng internet thư điện tử là phương tiện riêng biệt chứ không phải công cộng.
Trong quan hệ công chúng còn một hình thức phân loại phương tiện thông tin đại chúng nữa, đó là loại kiểm soát thì thông tin đưa đến mọi người sẽ được đảm bảo.
Không bất kì một sự thay đổi nào do lỗi kỹ thuật hay con người. Nhưng cùng với việc bùng nổ thông tin toàn cầu trên các phương tiện thông tin điện tử, nhiều người tiếp cận thông tin một cách không chủ định.
Thách thức lớn chính là việc các phương tiện thông tin đại chúng như tổ chức  không biên giới và thông tin có khả năng đến với những khách hàng hiểu đươc chúng.
Định hướng kênh, những người chuyên về quan hệ công chúng cần phải cố gắng thiết kế những thông điệp đặc thù.
Bảng thông báo chính là một trong những phương tiện có kiểm soát. Bạn phải kiểm soát toàn bộ nội dung và hình thức thông tin, thậm chí cả vị trí đặc nó nữa vì anh đã mua một khoảng không gian nhất định.
Mặt khác truyền hình là một phương tiện không thể kiểm soát vì ngay cả khi bạn kiểm soát  thì thông tin của bạn cũng không thể kiểm soát được bối cảnh của nó.
Mặc dù vậy một đoạn quảng cáo hay một thông báo rộng rãi lại được coi là có kiểm soát vì người vì người tạo ra nó có thể nắm bắt toàn bộ thông điệp cần đưa ra.



Tags tham khảo: tổ chức sự kiện

Tiếp cận thông tin đại chúng trong tổ chức sự kiện

Nguyên nhân của sự thay đổi nhận thức của mọi người là sức thuyết phục của tổ chức sự kiện hay trên các thông tin đại chúng tập trung vào thái độ và sự thay đổi của hành vi theo hướng nhất định.
Nguyên nhân của sự thay đổi nhận thức của mọi người là sức thuyết phục của tổ chức sự kiện hay trên các thông tin đại chúng tập trung vào thái độ và sự thay đổi của hành vi theo hướng nhất định.
Các phương tiện thông tin đại chúng chuyên biệt luôn không ngừng cung cấp thông tin vào công chúng. Những gì giới thiệu nghiên cứu cho ta nguồn tin phục vụ truyền thống là rất cần thiết cho quan hệ công chúng vì chúng ta vẫn lựa chọn nguồn tin cho các thông diệp trong hoạt động thông tin đại chúng, chúng ta phải kiểm soát nguồn thông tin qua nghiêm cứu cho thấy nguồn thông tin hấp dẫn chúng ta là độ tin cậy và ảnh hưởng
Trong tổ chức sự kiện rất cần đến sự tin cậy, thông tin tin cậy có sức ảnh hưởng rộng lớn trong công chúng, nguồn tin có độ tin cậy, độ chính xác bắt nguồn từ sự kiện khách quan nghiên cứu, từ điều kiện hoàn cảnh thực tế cho phép tời đâu và cần bắt đầu từ nguồn tổ chức và con người tổ chức và con người thực hiện thu thập phân tích, đó là trình độ chuyên nghiệp, có phương pháp chuyên nghiệp, chúng ta thường có xu hướng tin tưởng vào các chuyên gia.
Sự chuyên nghiệp có sức thuyết phục hơn là sự tin cậy chúng ta chắc chắn chịu ảnh hưởng của các chuyên gia hơn đồng nghiệp.
Người ta ít tin tưởng hơn các nguồn thông tin của cuộc tổ chức sự kiện là chủ quan, định kiến của chuyên gia, dộ tin cậy và chúng ta chắc chắn chịu ảnh hưởng của các chuyên gia hơn đồng nghiệp, người ta ít tin tưởng vào các nguồn tin chủ quan, định kiên cùa chuyên gia, độ tin cậy của nguồn không ảnh hưởng tới việc liên tưởng lại thông điệp và nguồn thông tin có độ tin cậy thấp sẽ không tăng theo thời gian, nguồn thông tin thiếu hấp dẫn có sức ảnh hưởng lớn hơn khi chúng bất ngờ tán thành các quan điểm.
Con người sẽ nhớ đến một thông tin lâu hơn nếu nó xuất hiện bất ngờ.
Nguồn thông tin có dộ tin cậy cao, khi hồi tưởng lại sẽ trở thành nguồn tin thường có khả năng thay đổi ý kiến nhiều hơn ảnh hưởng cũng rất quan trọng khi chúng ta muốn có một điều gì đó xảy ra bởi trong quan hệ công chúng, chúng ta truyền thôn có các mục đích thay đổi là sự ảnh hưởng và đôi khi dùng đến áp lực dể có sự ảnh hưởng. Các nguồn tin mang lại nhiều tốt đẹp sẽ có sức ảnh hưởng nhiều hơn là nguồn tin mang lại thông điệp đe dọa. sự đe dọa trung hòa và được tiếp nhận sẽ dẫn tới sự tuân thủ, trong khi sự hăm dọa có thể kích thích sự kháng cự
sự tiếp nhận
sự tự thuyết phục là nguồn thuyết phục ổn định nhất, sau đó mới đến sự thành công và tuân thủ.
Một điều cần chú ý về độ tin cậy là dộ tin cậy của nguồn tin không đóng vai trò gì nếu bản thân thông tin đã có những lý lẽ thuyết phục. Điều này nhắc nhở chúng ta phải xem xét thông tin kỹ hơn.
Định hướng nguồn
Mọi người thường có xu hướng tin vào họ hoặc người giống họ hay giống như người trong ước muốn của họ hoặc người mà họ tự quan sát được.
Hầu hết thời gian họ tìm được quyền lực nhưng họ thường bi tình cảm khống chế khi chấp nhận lời khuyên của một ai đó. Một phần cùa sự chấp nhận chính sự tín nhiệm thường dựa trên sự tin tưởng, hầu như con người chỉ tin tưởng hoàn toàn vào người gần gũi với mình hơn là họ thực hiện dưới bất ký quyền lực nào.
Một số nhà nghiêm cứu cho rằng ảnh hưởng của quyền lực truyền thông giảm dần nguyên nhân là do những thay đổi mang tính văn hóa và do truyền thông và toàn cầu hóa diện tử và đang có xu hướng mất dần những tôn ti vốn có.
 

Những sai lầm thường gặp trong Tổ chức sự kiện

Một nhân viên tổ chức sự kiện đã phải ra hầu toà khi cô hoãn ngày tổ chức sự kiện vì theo cô, khách sạn mà cô đã thuê không thực hiện tốt những thoả thuận nâng cấp và thay đổi mà cô đã ký. Sự thật là, khách sạn này đã phản đối và lập luận theo cách khác và cuối cùng họ đã thắng kiện. Bản hợp đồng viết tay đã chi tiết rằng “những cải thiện đáng kể” sẽ được ưu tiên làm trứơc đến ngày diễn ra buổi mít tinh. Dùng những cụm từ chủ quan, không rõ nghĩa như vậy sẽ dẫn đến rất nhiều cách lý giải khác nhau. Hãy chắc chắn rằng bản hợp đồng của bạn được viết chặt chẽ không thể bắt bẻ được. Tránh dùng những từ như “sẽ được thoả thuận” hoặc “sẽ được quyết định trong những ngày sau đó”.
Quên không kiểm tra lại chính xác thời gian họp
Trong tổ chức sự kiện không phải trong một ngày chỉ có một sự kiện mà công ty đó tổ chức thế nên không thể tránh khỏi trùng lịch. Khi đó người tổ chức sự kiện cần phải xem lại lịch trước khi tổ chứ một cuộc họp hay một sự kiện nào đó có trùng vào ngày lễ, ngày nghỉ nào không. Bạn cũng nên lưu ý việc tránh tổ chức sự kiện cùng ngày với các sự kiện thể thao nổi bật, thu hút người xem, đặc biệt là khi bạn đang tìm kiếm 1 bản hợp đồng với một đối tác là nam giới. Đầu năm hãy kiểm tra lại lịch tất cả các ngày nghỉ và các sự kiện trong năm để bạn không lên lịch trùng với các sự kiện đó. Việc này rất dễ đúng không.
Đặt chỗ trước khi bạn đến xem địa điểm
Những nơi ở xa công ty tổ chức sự kiện của bạn mà ngân quỹ lại không đủ tiền để chi trả cho việc ăn uống thì đó là một lỗi lớn. Tại sao bạn lại có thể liều lĩnh để mọi chuyện không suôn sẻ trong ngày diễn ra sự kiện và không kiểm tra lại. Đây là một việc rất đang chê trách khi tổ chức một sự kiện hoặc buổi mít tinh lớn. Hơn nữa, kiểm tra không gian nơi mình tổ chức sự kiện cho phép bạn có cơ hội xây dựng và có mối quan hệ tốt với nhân viên nơi bạn sẽ tổ chức sự kiện mấy ngày sau đó.
Thất bại trong việc thu hút mọi người tham gia tổ chức sự kiện của bạn
Có một điều rất dễ hiểu: Để mọi người biết đến và chú ý đến sự kiện của bạn, bạn cần thông báo trước cho họ một khoảng thời gian nào đó. Đây là vấn đề thuộc về marketing và giao tiếp, đây là một phần trong công việc lên kế hoạch và tổ chức chuẩn bị của bạn. Bạn càng thông báo đến người tham dự sớm, khả năng họ sẽ lên lịch và tham dự buổi mít tinh của bạn càng cao. Truyền đạt thông tin về sự kiện của bạn sớm để sự kiện mà bạn tổ chức sẽ được ưu tiên lên lịch trước.
Ký những bản hợp đồng không rõ ràng
Một nhân viên tổ chức sự kiện đã phải ra hầu toà khi cô hoãn ngày tổ chức sự kiện vì theo cô, khách sạn mà cô đã thuê không thực hiện tốt những thoả thuận nâng cấp và thay đổi mà cô đã ký. Sự thật là, khách sạn này đã phản đối và lập luận theo cách khác và cuối cùng họ đã thắng kiện. Bản hợp đồng viết tay đã chi tiết rằng “những cải thiện đáng kể” sẽ được ưu tiên làm trứơc đến ngày diễn ra buổi mít tinh. Dùng những cụm từ chủ quan, không rõ nghĩa như vậy sẽ dẫn đến rất nhiều cách lý giải khác nhau. Hãy chắc chắn rằng bản hợp đồng của bạn được viết chặt chẽ không thể bắt bẻ được. Tránh dùng những từ như “sẽ được thoả thuận” hoặc “sẽ được quyết định trong những ngày sau đó”.
Lên kế hoạch thất bại
Lên kế hoạch thất bại là bạn đang đặt chính mình vào thảm hoạ. Có rất nhiều thứ linh tinh nan giải cần được xếp cạnh nhau để bạn có thể giải quyết chúng hoặc yêu cầu dịch vụ đến giải quyết. Tôi đảm bảo rằng bạn sẽ giải quyết những vấn để đó rất chu toàn. Thảo luận với mọi ngừơi về sự kiện mà bạn đang tổ chức để tham khảo thêm một số ý kiến khác nhau. Tạo ra một danh sách để kiểm tra công việc và kiểm tra danh sách đó thường xuyên. Bạn càng tỉ mỉ bao nhiêu thì khả năng mắc lỗi của bạn càng ít đi.
Lờ đi không kiểm tra những ý kiến tham khảo
Có được những ý kiến tâm đắc của một ai đó thật tuyệt nhưng phải luôn kiểm tra xem người đó có thật sự tốt như họ nói hay không. Đúng như vậy, bạn sẽ cần thêm thời gian để kiểm tra lại những ý kiến góp ý những việc đó rất đáng được làm. Tại sao bạn lại thu về mình khả năng làm hỏng sự kiện quan trọng của mình với người cung cấp người khiến bạn thất vọng ngay ở phút cuối cùng hoặc cung cấp cho bạn những thiết bị không phải là tốt nhất và dịch vụ chất lượng kém? Một câu hỏi nhất thiết phải hỏi người đưa ra ý kiến đó là “Bạn có sử dụng người cung cấp này cho các lần tiếp theo không?”. Bạn sẽ biết mình nên làm gì nếu câu trả lời là phủ định.
Bỏ qua những chi tiết quan trọng đến tận phút cuối cùng
Công việc chuẩn bị cho buổi mít tinh rất mất thời gian, và bạn càng có nhiều thời gian bao nhiêu thì bạn càng mắc ít lỗi. Bạn càng vội vàng, hấp tấp bao nhiêu thì bạn càng dễ quên những thứ cần thiết (đôi khi là rất hiển nhiên) bấy nhiêu. Sử dụng danh sách kiểm tra của bạn thường xuyên và xử lý những công việc mà bạn gạch ra đầu tiên trước. Để những công việc cơ bản đến phút cuối giải quyết không nghi ngờ gì là bạn sẽ mất khá nhiều tiền cũng như là bạn có thể sẽ phải chịu đựng những sự thay đổi đột ngột và rõ ràng điều này sẽ gia tăng những căng thẳng không đáng có trong cuộc sống thường nhật của bạn.
Để một người khác lên kế hoạch làm việc cho bạn
Bạn muốn khéo xoay sở và bạn tìm cho mình một chuyên gia về lập kế hoạch để kiểm soát mọi việc. Liệu bạn có thể chỉ ngồi đó và hy vọng rằng người lên kế hoạch này sẽ tạo ra điều thần kỳ? Đơn giản bởi vì bạn thuê một nhân viên trợ lý không có nghĩa là bạn không còn trách nhiệm gì với sự kiện đó nữa. Ngược lại, hiện tại bạn đang là người quản lý và bạn sẽ phải chịu trách nhiệm đối với mọi việc đang diễn ra. Để người khác thay mặt bạn điều khiển mọi việc nhưng phải luôn luôn kiểm tra để chắc chắn rằng mọi chuyện đang diễn ra tốt.
Lờ đi yếu tố bất ngờ
Ngoài việc lên kế hoạch làm việc của bạn, bạn cũng phải lên kế hoạch đối phó với những việc bất ngờ xảy ra. Không may mắn thay xác suất những việc bạn không nghĩ là sẽ xảy ra lại xảy ra là rất cao. Vậy bản dự phòng của bạn là gì? Nếu bạn không có, kế hoạch chính của bạn có thể bị phá huỷ trong chốc lát và bạn sẽ phải đảo lộn mọi thứ để thực hiện phương án 2 trong hoạt động của mình. Hãy chuẩn bị một kế hoạch B để có khi bạn cần dùng đến nó.
Cố gắng tiết kiệm tiền
Cố gắng thắt chặt ngân sách, gánh nặng mà ông chủ đặt lên vai bạn là hy vọng bạn có thể làm được nhiều với ít kinh phí, sự quyến rũ về việc đưa ra những quyết định sự đơn thuần dựa vào giá cả là rất lớn. Đúng vậy, bạn luôn thấy một ai đó chào hàng bạn với giá thấp hơn giá bình thường. Nhưng làm sao bạn có thể tin tưởng vào dịch vào mà họ cung cấp? Giá rẻ và chất lượng tốt thường không đi song hành với nhau. Do vậy, lần sau, nếu bạn đưa ra đưa ra quyết đinh hoàn toàn dựa vào giá mà họ đưa ra, hãy suy nghĩ lại

 

NHỮNG RẮC RỐI THƯỜNG GẶP VỚI KHÁCH HÀNG TRONG QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Tổ chức sự kiện không phải lúc nào cũng thuận buồm xuôi gió, có nhiều cuộc tổ chức sự kiện đã gặp rắc rối ngay từ giai đoạn lên kế hoạch hay chuẩn bị, nếu như không giải quyết nhanh chóng và kịp thời, những rắc rối này dễ kéo theo các sai sót và gây hậu quả trong ngày diễn ra sự kiện. Những rắc rối thường gặp phải như sau:
1. Thay đổi địa điểm tổ chức sự kiện
Đây là rắc rối thường gặp nhất trong các event, có nhiều event thay đổi địa đến sát ngày tổ chức. Việc này ảnh hưởng rất lớn đến các công tác chuẩn bị như thiết kế, thi công và cả nhân sự, mua sắm vật dụng nữa. Vì nếu không xác định được chính xác địa điểm tổ chức thì sẽ không thể do đạc để thiết kế, từ đó dẫn đến việc không thi công các hạng mục được. Với những hạng mục khác, sau khi thuê mướn, đặt chỗ, khảo sát giá, bạn lại phải thông báo lại với tất cả về việc thay đổi địa điểm. Nếu như trong phạm vi thành phố mình ở thì không sao, nhưng có những sự kiện lớn, tổ chức ở nhiều tỉnh thì việc thay đổi từ tỉnh này qua tỉnh khác là một quá trình thực hiện lại từ đầu mất rất nhiều thời gian và công sức.
Có một lần, sau khi khách hàng đã chắc chắn về thời gian và địa điểm, người viết đi khảo sát địa điểm và confirm về thời gian và mọi công tác tổ chức với phía khách sạn tại một tỉnh miến Trung, được khách sạn ưu đãi mời ở lại và đón tiếp rất chu đáo trong suốt thời gian khảo sát. Đến lúc về, khách hàng bỗng thay đổi ý kiến, chọn 1 khách sạn khác để tổ chức, thuyết phục bằng mọi giá cũng không được, người viết đành phải làm việc với bên khách sạn mình đã khảo sát và nhờ họ bán 150 phòng đã block (giữ phòng) cho mình. Việc này ảnh hưởng rất lớn đến uy tín của công ty và mất rất nhiều thời gian, công sức của những người thực hiện. Vì vậy, làm việc với khách hàng nên rõ ràng và kĩ trong vấn đề địa điểm.
2. Thay đổi thời gian
Những rắc rối thường gặp phải nhất đó là thay đổi thơi gian tổ chức sự kiện, nếu việc thay đổi thời gian diễn ra sớm thì mọi thứ đều có thể được giải quyết dễ dàng, nhưng đôi khi có những khách hàng thay đổi thời gian liên tục và cho đến sát thời điểm event diễn ra thì việc này thực sự là một rắc rối khổng lồ. Vì các khách sạn, nhất là những khách sạn lớn không phải lúc nào cũng trống để cho chúng ta đặt địa điểm, nếu thời gian thay đổi, đôi khi khách sạn đó không trống vào ngày chúng ta cần, từ đó dẫn đến việc phải thay đổi địa điểm và rồi tiếp theo là hàng loạt thay đổi khác nữa kéo theo. Hơn nữa, khi đặt chỗ và confirm chính xác về thời gian, chúng ta phải có một số ràng buộc nhất định với nhà cung cấp địa điểm, mọi sự thay đổi đều dẫn đến những thiệt hại nhất định cho cả hai bên. Bạn nên cảnh báo với khách hàng về những rắc rối như trên khi họ có ý định thay đổi địa điểm, trong trường hợp bắt buộc phải thay đổi, hãy yêu cầu khách hàng có xác nhận qua email hay tốt nhất kí một hợp đồng nguyên tắc để dựa vào đó bạn thực hiện việc chốt lại chính xác thời gian và địa điểm.
3. Làm việc với nhiều đầu mối
Có những khách hàng, từ lúc gặp cho đến lúc chương trình kết thúc, bạn chỉ phải làm việc với một người và 10001 công việc cũng chỉ thông qua người đó. Nhưng có những khách hàng, bạn phải làm việc với 5,6 người, mỗi người phụ trách một hạng mục. Bạn thử tưởng tượng, bạn sẽ phải nhớ rằng địa điểm thì bạn sẽ phải làm việc với ai bên bạn và người nào phía khách hàng, F&B bạn lại phải làm việc với một nhân sự khác và khách mời thì lại do một người khác phụ trách. Đối với những khách hàng như thế này, bạn phải hết sức tập trung và tỉ mỉ để tránh thiếu sót. Thêm vào đó, câu "chín người mười ý" là một áp dụng hết sức chính xác trong trường hợp này, bạn phải cố gắng làm việc thật rõ ràng với người chịu trách nhiệm chính để ra quyết định cuối cùng, chứ không phải là tổng hợp lại từ ý kiến của khách hàng và cho ra một sản phẩm tạp nham. Lấy ví dụ về một hạng mục thiết kế, mẫu đưa qua duyệt, đầu tiên là người phụ trách về hình ảnh bên phía khách hàng duyệt và gửi lại, sau khi chỉnh sửa, mẫu lại được đưa qua, lần này thì phó phòng bên đó duyệt một lần nữa, lại có những thay đổi, lại phải sửa chữa, gửi qua thì được trưởng phòng xem và xét duyệt, có những ý kiến như màu chữ, vị trí, hình ảnh, cứ như vậy cho đến lúc sản phẩm cuối cùng, đem so lại thì rất giống với sản phẩm thiết kế đầu tiên.
4. Chậm trễ trong hợp đồng, tiền bạc
Sau khi bảng dự toán và kế hoạch đã được duyệt qua, mọi công việc phải được triển khai nhưng khách hàng lại chậm trễ trong việc kí kết hợp đồng và chuyển khoản tiền ứng trước. Việc này khiến bạn chậm trễ các tiến độ với suppliers dễ dẫn đến chậm trễ công việc. Phương án là nhờ sự can thiệp của người có trách nhiệm cao hơn (như là giám đốc - người chịu trách nhiệm trong hợp đồng). Nếu lãnh đạo của bạn đồng ý xúc tiến các công việc trước thì bạn cứ làm trước những việc cần thiết trước và một mặt đốc thúc khách hàng, đưa ra các áp lực về việc chậm trễ tiến độ nếu không ứng trước một khoản kinh phí.
5. Chậm trễ trong thanh toán
Thanh toán sau chương trình cũng là một vấn đề khiến nhiều người làm event đau đầu. Khi event đã thực hiện xong, khách hàng có nhiều lý do để chậm trễ việc thanh toán. Áp lực từ sếp yêu cầu bạn hối thức khách hàng thanh toán và các suppliers đòi nợ các khoản khiến bạn không biết phải làm sao. Trường hợp này, bạn nên nhờ sự hỗ trợ từ kế toán bên phía bạn hỗ trợ đòi các khoản nợ này và đối phó với các suppliers. Các kế toán có những bí quyết riêng và cũng quen với những việc này sẽ giúp bạn đẩy nhanh tiến độ hơn.
6. Khách hàng tham gia quá nhiều vào chương trình
Những sự kiện được giao cho  agency thì sẽ không nhúng tay vào nữa. Nhưng có những khách hàng quá kĩ tình thì sẽ tham gia quá nhiều vào event làm rối công tác tổ chức của bạn. Trong trường hợp này, bạn nên nói rõ với khách hàng về những công việc của bạn và vai trò của họ trong event. Trong một event mà người viết thực hiện, các khách hàng yêu cầu được tham gia, đòi dùng bộ đàm và chạy đi chạy lại cùng Ban tổ chức, khi đó, người viết đã đáp ứng yêu cầu của họ, nhưng sau khi phần đón khách kết thúc, chương trình bắt đầu thì ban tổ chức đã chỉnh tần số của bộ đàm khác với tần số của khách hàng, khi khách hàng thắc mắc, Ban tổ chức đã giải thích rõ rằng đây là khâu tổ chức do mình phụ trách và khách hàng không cần phải mất công tham gia mà cứ lo cho khách mời của họ, sau đó họ cũng rất vui vẻ đồng ý điều này.

 

Tổ chức sự kiện và những lỗi thường gặp

Thời gian họp không được kiểm tra chính xác

Lịch ngày tổ chức sự kiện phải được kiểm tra hàng ngày để tránh trường hợp trùng ngày mới các ngày nghỉ, các cuộc họp đã được dự tính trước. Bạn cũng nên lưu ý việc tránh tổ chức sự kiện  cùng ngày với các sự kiện thể thao nổi bật, thu hút người xem, đặc biệt là khi bạn đang tìm kiếm 1 bản hợp đồng với một đối tác là nam giới. Đầu năm hãy kiểm tra lại lịch tất cả các ngày nghỉ và các sự kiện trong năm để bạn không lên lịch trùng với các sự kiện đó. Việc này rất dễ đúng không.

Địa điểm tổ chức hội nghị phải được sắp xếp trước

Sự kiện không phải lúc nào cũng được tổ chức ở gần công ty, có những sự kiện cách xa tới hàng trăm km và ngân quỹ công ty không đủ tiền chi cho việc đi lại và ăn uống. Thật là một lỗi lớn nếu bạn mắc phải.
Tại sao bạn lại có thể liều lĩnh để mọi chuyện không suôn sẻ trong ngày diễn ra sự kiện và không kiểm tra lại. Đây là một việc rất đang chê trách khi tổ chức một sự kiện hoặc buổi mít tinh lớn. Hơn nữa, kiểm tra không gian nơi mình tổ chức sự kiện cho phép bạn có cơ hội xây dựng và có mối quan hệ tốt với nhân viên nơi bạn sẽ tổ chức sự kiện mấy ngày sau đó.
Thất bại trong việc thu hút mọi người tham gia sự kiện của bạnCó một điều rất dễ hiểu: Để mọi người biết đến và chú ý đến sự kiện của bạn, bạn cần thông báo trước cho họ một khoảng thời gian nào đó. Đây là vấn đề thuộc về marketing và giao tiếp, đây là một phần trong công việc lên kế hoạch và tổ chức chuẩn bị của bạn.
Bạn càng thông báo đến người tham dự sớm, khả năng họ sẽ lên lịch và tham dự buổi mít tinh của bạn càng cao. Truyền đạt thông tin về sự kiện của bạn sớm để sự kiện mà bạn tổ chức sẽ được ưu tiên lên lịch trước.Ký những bản hợp đồng không rõ ràngMột nhân viên tổ chức sự kiện đã phải ra hầu toà khi cô hoãn ngày tổ chức sự kiện vì theo cô, khách sạn mà cô đã thuê không thực hiện tốt những thoả thuận nâng cấp và thay đổi mà cô đã ký. Sự thật là, khách sạn này đã phản đối và lập luận theo cách khác và cuối cùng họ đã thắng kiện. Bản hợp đồng viết tay đã chi tiết rằng “những cải thiện đáng kể” sẽ được ưu tiên làm trứơc đến ngày diễn ra buổi mít tinh. Dùng những cụm từ chủ quan, không rõ nghĩa như vậy sẽ dẫn đến rất nhiều cách lý giải khác nhau. Hãy chắc chắn rằng bản hợp đồng của bạn được viết chặt chẽ không thể bắt bẻ được. Tránh dùng những từ như “sẽ được thoả thuận” hoặc “sẽ được quyết định trong những ngày sau đó”.

Kế hoạc bị bất bại
Lên kế hoạch thất bại là bạn đang đặt chính mình vào thảm hoạ. Có rất nhiều thứ linh tinh nan giải cần được xếp cạnh nhau để bạn có thể giải quyết chúng hoặc yêu cầu dịch vụ đến giải quyết. Tôi đảm bảo rằng bạn sẽ giải quyết những vấn để đó rất chu toàn. Thảo luận với mọi ngừơi về sự kiện mà bạn đang tổ chức để tham khảo thêm một số ý kiến khác nhau. Tạo ra một danh sách để kiểm tra công việc và kiểm tra danh sách đó thường xuyên. Bạn càng tỉ mỉ bao nhiêu thì khả năng mắc lỗi của bạn càng ít đi.
Những ý kiến tham khảo rất có ích nhưng bạn lại bỏ qua
Có được những ý kiến tâm đắc của một ai đó thật tuyệt nhưng phải luôn kiểm tra xem người đó có thật sự tốt như họ nói hay không. Đúng như vậy, bạn sẽ cần thêm thời gian để kiểm tra lại những ý kiến góp ý những việc đó rất đáng được làm. Tại sao bạn lại thu về mình khả năng làm hỏng sự kiện quan trọng của mình với người cung cấp người khiến bạn thất vọng ngay ở phút cuối cùng hoặc cung cấp cho bạn những thiết bị không phải là tốt nhất và dịch vụ chất lượng kém? Một câu hỏi nhất thiết phải hỏi người đưa ra ý kiến đó là “Bạn có sử dụng người cung cấp này cho các lần tiếp theo không?”.
Bạn sẽ biết mình nên làm gì nếu câu trả lời là phủ định.Bỏ qua những chi tiết quan trọng đến tận phút cuối cùngCông việc chuẩn bị cho buổi mít tinh rất mất thời gian, và bạn càng có nhiều thời gian bao nhiêu thì bạn càng mắc ít lỗi. Bạn càng vội vàng, hấp tấp bao nhiêu thì bạn càng dễ quên những thứ cần thiết (đôi khi là rất hiển nhiên) bấy nhiêu. Sử dụng danh sách kiểm tra của bạn thường xuyên và xử lý những công việc mà bạn gạch ra đầu tiên trước.
Để những công việc cơ bản đến phút cuối giải quyết không nghi ngờ gì là bạn sẽ mất khá nhiều tiền cũng như là bạn có thể sẽ phải chịu đựng những sự thay đổi đột ngột và rõ ràng điều này sẽ gia tăng những căng thẳng không đáng có trong cuộc sống thường nhật của bạn.Để một người khác lên kế hoạch làm việc cho bạnBạn muốn khéo xoay sở và bạn tìm cho mình một chuyên gia về lập kế hoạch để kiểm soát mọi việc. Liệu bạn có thể chỉ ngồi đó và hy vọng rằng người lên kế hoạch này sẽ tạo ra điều thần kỳ? Đơn giản bởi vì bạn thuê một nhân viên trợ lý không có nghĩa là bạn không còn trách nhiệm gì với sự kiện đó nữa.
Ngược lại, hiện tại bạn đang là người quản lý và bạn sẽ phải chịu trách nhiệm đối với mọi việc đang diễn ra. Để người khác thay mặt bạn điều khiển mọi việc nhưng phải luôn luôn kiểm tra để chắc chắn rằng mọi chuyện đang diễn ra tốt.Lờ đi yếu tố bất ngờNgoài việc lên kế hoạch làm việc của bạn, bạn cũng phải lên kế hoạch đối phó với những việc bất ngờ xảy ra. Không may mắn thay xác suất những việc bạn không nghĩ là sẽ xảy ra lại xảy ra là rất cao. Vậy bản dự phòng của bạn là gì? Nếu bạn không có, kế hoạch chính của bạn có thể bị phá huỷ trong chốc lát và bạn sẽ phải đảo lộn mọi thứ để thực hiện phương án 2 trong hoạt động của mình. Hãy chuẩn bị một kế hoạch B để có khi bạn cần dùng đến nó.
Cố gắng tiết kiệm tiền
Cố gắng thắt chặt ngân sách, gánh nặng mà ông chủ đặt lên vai bạn là hy vọng bạn có thể làm được nhiều với ít kinh phí, sự quyến rũ về việc đưa ra những quyết định sự đơn thuần dựa vào giá cả là rất lớn. Đúng vậy, bạn luôn thấy một ai đó chào hàng bạn với giá thấp hơn giá bình thường. Nhưng làm sao bạn có thể tin tưởng vào dịch vào mà họ cung cấp? Giá rẻ và chất lượng tốt thường không đi song hành với nhau. Do vậy, lần sau, nếu bạn đưa ra đưa ra quyết đinh hoàn toàn dựa vào giá mà họ đưa ra, hãy suy nghĩ lại.
 

Thời tiết ảnh hưởng tới tổ chức sự kiện

Khí hậu thời tiết tác động trực tiếp vào tổ chức sự kiện, quyết định rất lớn khả năng thành công của sự kiện, nhất là tổ chức sự kiện ngoài trời. Do vậy, xem xét thời tiết để dự liệu công việc là rất cần thiết và không thể thiếu.
cần phải xem xét xem thông tin thời tiết của ngày diễn ra sự kiện, cân nhắc quyết định về địa điểm và ngân sách tổ chức hội nghị. Tuy không dự đoán chính xác được thời tiết song Nhà tổ chức có thể chuẩn bị được những vấn đề cơ bản do thời tiết gây ra.

Nhà tổ chức sự kiện cần lưu ý rằng thời tiết khí hậu mang tính quy luật của tự nhiên, song tác động cụ thể của nó tới đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội lại phải gắn với địa hình từng khu vực. Khi tiến hành phân tích thời tiết để dự trù công việc phải kết hợp nhuần nhuyễn hai yếu tố đó mới có thể xuyên suốt những công việc cụ thể phải giải quyết do thời tiết gây ra.

Ở Việt Nam, thời tiết mang tính quy luật rõ nét ở hai miền rất khác nhau. Dưới đây là một số đặc điểm chính của thời tiết hai miền.

Miền Bắc, bao gồm các tỉnh, thành phố từ Thừa Thiên Huế trở ra (Bắc Đèo Hải Vân) có bốn mùa rõ rệt: Xuân, hạ, thu, đông. Mỗi mùa có đặc điểm thời tiết khác biệt.

Vào mùa xuân, thời tiết ấm áp, độ ẩm cao và những trận mưa phùn kéo dài vài ba ngày thậm chí hàng tuần. Hoa cỏ tốt tươi, cây cối nở hoa kết trái. Mùa xuân là mùa lễ hội kéo dài. Tổ chức sự kiện trong mùa xuân gặp nhiều thuận lợi. Tuy nhiên các Nhà tổ chức cũng cần lưu ý các đợt rét đầu xuân và phải khai thác tác động tích cực của lễ hội ở khu vực. Ngoài ra cuối xuân thường có nắng sớm và mưa rào đầu hè, cũng là những vấn đề không thể bỏ qua. Mùa xuân thường xuất hiện sương mù, ảnh hưởng tới các chuyến bay, các hoạt động trên sông, trên biển.

Mùa hè thì trời thường oi nóng, nhiệt độ cao khoảng 30 độ. Những cơn mưa giông mùa hạ tuy không dài như mùa xuân nhưng rất nặng hạt. Mưa lớn lại tập trung trong một khu vực nhất định nên dẫn tới lũ lụt chi phối đời sống kinh tế xã hội, như giao thông vận tải, nông nghiệp, v.v… Đây là điều kiện dễ dàng cuốn hút mọi người vào mặt trận chống thiên tai lũ lụt sẽ là rất phù hợp.
Thời tiết mùa hè tác động trực tiếp tới sự kiện, bắt buộc Nhà tổ chức phải chọn địa điểm và phương thức tổ chức thích hợp.

Mùa thu ở miền Bắc thường khô hanh, tiết trời dịu mát. Nắng nhẹ và se lạnh. Trời cao xanh, cây trái vào mùa thu hoạch. Trời không còn mưa nhiều như mùa hè mà thi thoảng mới có trận mưa mau. Nước sông , hồ và biển đều trong xanh. Mùa thu gợi nhiều cảm xúc và ý tưởng mới lạ. Có thể tổ chức các sự kiện ngoài trời với những sáng tạo độc đáo.

Mùa đông thường có mưa phùn gió bấc, thời tiết xấu, khó có điều kiện để tổ chức sự kiện ngoài trời. Tuy nhiên mùa đông có những nét đặc thù có thể khai thác tốt cho sự kiện. Một số địa phương như Mẫu Sơn, SaPa, Mộc Châu có tuyết rơi, thật là món quà quý giá thiên nhiên ban tặng cho xứ sở nhiệt đới này. Nhiệt độ thấp, thiên nhiên khắc nghiệt đã làm cho người ta dễ dàng xích lại gần nhau, dễ dàng hòa nhập.

Miền Nam, gồm các tỉnh, thành phố từ Đà Nẵng trở vào, có hai mùa rõ rệt là mùa mưa và mùa khô.
Mùa mưa ở miền Nam kéo dài từ tháng 4 tới tháng 10. Mùa này nhiệt độ cao và đều đặn xuất hiện những cơn mưa rào nhiệt đới diễn ra nhanh chóng. Trong những năm gần đây, do môi trường sinh thái toàn cầu xấu đi làm quy luật thời tiết khí hậu cũng khác trước. Các trận bão diễn ra liên tiếp ở các tỉnh Nam Trung Bộ, thậm chí cả Nam Bộ đã gây ra lũ lụt nặng, ở các tỉnh miền Trung làm tắc nghẽn giao thông đường sắt, đường bộ, đường không cũng gặp khó khăn. Có nhiều chuyến bay chậm giờ hoặc bị hủy. Lũ lụt gây thiệt hại lớn về kinh tế, đặt ra nhiều vấn đề bức xúc phải giải quyết.

Mùa khô ở miền Nam kéo dài từ tháng 11 tới tháng 3  năm sau. Thời tiết khí hậu mùa này khác hẳn. Bắt đầu trời quang đãng, rất ít mưa. Các hoạt động giao thông vận tải đều phát triển. Hoạt động sự kiện ở ngoài trời cũng rất phù hợp. Vào mùa khô, vấn đề nước uống, nước tưới tiêu là rất quan trọng. Đó là vấn đề công chúng quan tâm. Nhà tổ chức sự kiện cần chú ý những nội dung đó. Mùa khô cho phép ta thực hiện sự kiện với những nét riêng biệt, sáng tạo, thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ mới.

Ngoài 4 mùa ở ngoài Bắc, 2 mùa ở trong Nam, Nhà tổ chức cần chú ý tới các tiểu vùng khí hậu. Các tiểu vùng khí hậu gắn liền với từng địa phương nơi diễn ra sự kiện.
Phải xem xét xem ảnh hưởng của thời tiết tới ngày tổ chức sự kiện tới mức thế nào, có diễn ra được hay không. Cần quan hệ với cơ quan khí tượng địa phương, cơ quan du lịch để nắm được lịch sử thời tiết đã diễn ra như nhiệt độ, lượng mưa, độ ẩm, sương giá, gió mùa, v.v… trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Hãy hỏi số liệu thống kê diễn biến thời tiết chính thức, không chấp nhận một bản báo cáo bằng miệng.

Cho dù trước kia chưa bao giờ diễn ra những hiện tượng thời tiết mà ta quan tâm (gió, mưa, tuyết, v.v…) thì các Nhà tổ chức cần có những giải pháp dự phòng đối với những hiện tượng thời tiết đó cho sự kiện ngoài trời, kể cả những điểm dự phòng.


Mời xem thêm: khach san gia re, quang cao, hinh nen