Viết thiệp mời tổ chức sự kiện sao cho đúng

Tổ chức sự kiện là một nghề đơn giản nhưng cần thủ thuật và kinh nghiệm mới có thể thực hiện tốt công việc đó. Sau đây chúng tôi xin đưa ra một số cách viết thiệp mời:

- Số Khách được mời
- Tên sự kiện
- Mô tả sự kiện
- Ngày tháng
- Giờ (Khai mạc/Bế mạc/ Chương trình của sự kiện)
- Địa điểm tổ chức hội nghị
- Chỉ dẫn
- Nơi đậu xe
- Trang phục
- Địa chỉ, số điện thoại và số fax hồi âm
- Mẫu yêu cầu vé (nếu có sử dụng)
- Phong bì hồi âm (tùy chọn)

Thiệp mời cần được trình bày rõ ràng, đầy đủ các công việc trên để việc nhỏ không ảnh hưởng tới buổi tổ chức hội nghị.
Cần chuẩn bị Thiệp mời

Kiểm tra thời gian bên thiết kế và in ấn nghỉ
Họ cần thêm thời gian đối với những yêu cầu đặt biệt chẳng hạn như giấy yêu cầu của khách hàng?
Họ sẽ yêu cầu ở Nhà tổ chức hội nghị những gì? Họ sẽ cần minh họa hình ảnh bằng camera? Hãy xác định những yêu cầu của họ là gì để Nhà tổ chức có sẵn mọi thứ cần thiết đáp ứng yêu cầu của họ đúng lúc
Công việc chuẩn bị Thiệp mời còn yêu cầu những công việc tiếp sau:

- Đặt trước hòm thư với Bưu điện
- Rà soát lại lần thứ nhất việc thiết kế thiệp mời
- Rà soát lại lần thứ hai việc thiết kế thiệp mời

In thiệp

Nếu sự kiện rơi vào tháng bận rộn trong năm thì cần phải gửi giấy mời sớm, nên thuể một công ty chuyên chuyển phát nhanh để tránh sơ xuất xảy ra trong ngày tổ chức.

Nếu Nhà tổ chức ghi trong thiệp thông báo nhanh rằng thư mời sẽ đến sau trước một thời gian nhất định, cần đảm bảo rằng điều đó sẽ xảy ra vì nó thể hiện cho người khác thấy công ty sự đúng hẹn, điều này có mối liên hệ đến chữ tín, tính chuyên nghiệp. Nếu thông điệp được đưa ra cùng chữ ký của giám đốc, Nhà tổ chức phải đảm bảo thực hiện được nội dung của thông điệp.

Nếu giấy vào cửa – thẻ khách đeo tại những sự kiện quan trọng – hoặc vé vào cửa được gửi đi khi khách đã nhận được thiệp mời và hồi âm, Nhà tổ chức cần chấp nhận một khoảng thời gian đủ để khách nhận được giấy/vé mời. Tại một số sự kiện, cần phải trình giấy vào cửa, thiệp mời hoặc vé để được ra vào và trong khi đó sẽ có một danh sách khách mời chính thức tại cửa trước – trong trường hợp khách quên mang thiệp mời để giảm bớt tình trạng tắc nghẽn và xếp hàng nếu khách kịp đã nhận được giấy ra vào của họ.

Để đảm bảo việc gọi thức ăn và đồ uống và tính chi phí dựa trên những số liệu chính xác, Nhà tổ chức phải yêu cầu khách hồi âm trước một thời hạn nhất định và có nhân viên nhận điện thoại để xác nhận sự tham dự. Nhận điện thoại là thời gian thích hợp để xác nhận thay đổi về tên họ hoặc địa chỉ.
Khi in thiệp, Nhà tổ chức cần đặt in với số lượng nhiều hơn số khách mời và đảm bảo rằng có đủ thời gian in ấn. Vì một lý do nào đó, bên in ấn luôn muốn có tối thiểu 3-4 tuần. Dĩ nhiên, Nhà tổ chức sẽ kiểm tra xem họ có thể tiến hành đơn đặt hàng và giao thiệp đạt yêu cầu về số lượng và chất lượng đúng hẹn. Nhà tổ chức cũng phải chắc chắn các tranh ảnh minh họa được chuẩn bị kịp lúc và biết bảng màu sẽ được sử dụng cho các logo công ty. Khách mời thường có ấn tượng tốt với những giấy mời mà tên họ được viết tay nắn nót và thường mở những thiệp mời được viết bằng tay trước, khiến chúng có hiệu quả hơn loại thiệp in trên nhãn hoặc phong bì. Do đó, nếu có đủ điều kiện, Nhà tổ chức nên thuê một người viết chữ đẹp viết tên trên thiệp mời.

Gửi Thiệp

Sắp tới ngày diễn ra tổ chức sự kiện khoảng từ 2 - 3 tháng thì phải nhận được phản hồi từ phía khách mời. Dù người tổ chức đích thân gửi thiệp hoặc sử dụng hòm thư, bao giờ cũng nên gửi một cái cho bản thân để biết việc chuyển phát có gặp rắc rối không. Khi thiệp đến, kiểm tra xem nó được gửi đi chính xác khi nào. Nếu thuê bưu điện gửi thiệp trước một thời hạn nhất định, Nhà tổ chức sẽ cần bằng chứng khi đối chất về vấn đề này với họ. Nếu thiệp không đến đúng hẹn, Nhà tổ chức sẽ phải gọi điện cho khách mời để kiểm tra xem họ đã nhận được thiệp mời chưa. Có thể sẽ xảy ra sự cố giao thư, hoặc gửi nhầm cho người khác. Nếu khách nhận được thiệp mời trước khi tổ chức sự kiện vài ngày, sẽ rất khó khăn để thay đổi kế hoạch đã lập sẵn và có thể dẫn đến một hậu quả đáng tiếc. Điều này không chỉ làm cho khách cảm thấy như thể họ không được coi trọng, mà còn gây khó khăn cho việc tổ chức sự kiện. Vì thế Nhà tổ chức sự kiện cần lưu ý những vấn đề liên quan đến việc gửi thiệp mời dưới đây.

Kiểm tra lịch trình giao thư đối với loại thư ưu tiên. Số ngày tối thiểu và tối đa nhận được theo từng địa phương. Nhớ rằng thời gian này có thể thay đổi mà không được báo trước và thời điểm trong năm cũng có tác động đáng kể. Nếu thiệp mời đến vào mùa nghỉ lễ, sẽ có thể bị gián đoạn. Nhà tổ chức cần kiểm tra ở bưu điện địa phương khi bắt đầu tổ chức sự kiện. Kiểm tra cả lịch trình giao thư địa phương và quốc tế nếu có thể.

Kiểm tra giá cước bưu chính đối với loại thư ưu tiên. Thư gửi nước ngoài có giá khác thư trong nước. Phải đảm bảo rằng thư được tách riêng và áp dụng chính xác giá gửi. Các phong bì quá khổ sẽ cần thêm cước phí. Tốt nhất là mang một mẫu phong bì đến bưu điện địa phương để chắc chắn rằng thiệp mời không vượt quá tiêu chuẩn về kích cỡ và trọng lượng.

Kiểm tra lịch trình giao thư đối với thư thông thường.

Kiểm tra cả số ngày tối thiểu và tối đa, và giá cước bưu chính.Kiểm tra cả lịch trình giao thư quốc tế và nội địa. Điều chỉnh khung thời gian cho phù hợp với lịch trình giao thư thông thường nếu quyết định sử dụng loại này. Nhà tổ chức thường xuyên phải gửi một số lượng tối thiểu để phù hợp cho thư thông thường. Một lần nữa phải chú ý các phong bì đi nước ngoài, quá khổ, quá cỡ sẽ phải đóng thêm cước phí.

Có thể gửi thư theo nhóm để dễ kiểm soát việc thực hiện.

Phong bì phải ghi địa chỉ, đóng kín và dán tem. Chấp nhận tối thiểu thời gian một tuần cho việc chuyển thư. Kiểm tra khung thời gian phía chuyển thư đề xuất, có thể bị thay đổi vì những đơn đặt hàng mà họ phải giải quyết trong cùng thời gian đó.

Mời xem thêm: khach san gia re